How to create a company in Cabinet

 

Для эффективной настройки расписания всех сотрудников и продуктивной командной работы в Кабинете есть специально созданный функционал для компаний нуждающихся в успешной онлайн записи большого количества клиентов.

Первый этап - это создание компании в Кабинете. Для этого, владелец бизнеса/главный менеджер регистрируется в Кабинете, затем 

  • Перейдите в Компании из раскрывающегося меню в правом верхнем углу страницы

  • Нажмите «Новая компания»

  • Загрузите логотип и обложку (если будете использовать Кабинет, как ваш основной лендинг)

  • Заполните все поля

  • Напишите название компании

  • Внесите описание 

  • Выберите часовой пояс для отображения расписания для сотрудников компании

  • Внесите желаемый адрес вашего лендинга в Кабинете

  • В графе «Список причин отмены занятия» нажмите  «Добавить» для внесения причины отмены занятия. Эти причины будут доступны для выбора вашими сотрудниками в случае отмены занятий

  • Нажмите «Добавить»

С этого момента, компания создана в Кабинете. 

Следующие шаги: создание услуги для онлайн бронирования, подключение Zoom, приглашение сотрудников, создание смен работы для всей команды, настройка аналитики и API интеграции.

How to create a Service for online booking

В личном кабинете в разделе «Услуги» нажмите на «+Добавить новую услугу»

  • Заполните все поля

  • Напишите название услуги, например, пробный урок 

  • Вид услуги выберите «Автоматическое распределение» для того, чтобы система сама распределяла нагрузку между сотрудниками при онлайн записи клиентов на эту услугу

  • Добавьте описание услуги 

  • В графе «Минимальное время до бронирования» автоматически будет стоять 3 часа. Это значит, что бронь любой встречи с вами возможна лишь за три часа до ее начала. При желании, вы можете выбрать другой промежуток в часах

  • В графе «Максимальное время бронирования» выберите какое количество дней вперёд будет отображать календарь. Максимально 31 день

  • Внесите стоимость услуги или поставьте ноль для бесплатной услуги (*на данный момент недоступна интеграция с платежными системами, поэтому вам нужно будет принимать оплату самостоятельно)

  • Выберите продолжительность услуги в минутах

  • В графе «Доступные сотрудники» нажмите “Выбрать все”. В последствии, когда ваши сотрудники присоединяться к системе, на них автоматически будут распределяться забронированные встречи

  • Часовой пояс будет автоматически настроен согласно вашему номеру телефону. Если вы хотите изменить его, то выберите подходящий вариант

  • Определитесь с местом проведения услуги: Zoom, Skype, другое. Мы рекомендуем подключить Zoom для автоматической генерации ссылок на забронированные встречи в Кабинете

  • В графе «Допустимый коэффициент овербукинга» внесите нужный процент. Например, если вы хотите, чтобы овербукинг был 1:2 (на одного сотрудника можно забронировать двоих клиентов на один слот), то внесите цифру 100 

  • Нажмите «Создать» 

  • В подразделе «Даты и время» для каждого сотрудника вы можете создать или выбрать нужную из уже созданных рабочих смен ( рабочее расписание)

  • Нажмите «Создать смену» 

  • Пометьте временные окошки соответствующие рабочим часам вашего сотрудника. Голубым цветом выделите постоянное расписание (повторяющееся). Желтым цветом пометьте временное расписание выбирая нужную дату и время. 

  • Нажмите «Сохранить как» для того, чтобы сохранить созданное расписание под определенным названием. Например, имя сотрудника

  • Теперь вы можете в один клик назначить созданную смену выбранным сотрудникам: 

  • Пометьте галочкой нужных сотрудников

  • Нажмите на выпадающее меню «Назначить смену» и выберите подходящий вариант 

  • Продолжайте создавать нужное количество смен и назначить их для выбранных сотрудников

  • Нажмите «Обновить услугу» 

  • В подразделе «Поля записи» у вас есть возможность создать новое поле, которое будет отображаться клиенту при записи на занятие. Например, возраст ребенка ”.

  • Если такой потребности нет, то можно не вносить изменения в это подраздел

  • Нажмите «Сохранить» 

Теперь пригласите сотрудников присоединиться к вашей компании в Кабинете

How to create a team in Cabinet

На панели управления командой у вас будет видна ссылка-приглашение, скопируйте ее и разошлите сотрудникам

! Обратите внимание каждого сотрудника на то, что нужно заполнить свои имя и фамилию на русском языке, если зарубежный сотрудник, то на английском 

  • После того, как сотрудники подключились настройте “роли” каждого. Для этого снова зайдите в панель управление командой (Перейдите в Компании из раскрывающегося меню в правом верхнем углу страницы и после этого нажмите на кнопку  «Информация»)

  • Перейдите в раздел  «Команда» 

  • Рядом с каждым именем сотрудника справа нажмите на кнопку  «Сменить роль» и выберите из двух опций  «Эксперт» (= преподаватель/сотрудник) или  «Администратор»

  • Настройте роли для каждого сотрудника

  • Попросите ваших сотрудников после вступления в команду на платформе Кабинета, зайти в «Настройки интеграций» в раскрывающемся меню в правом верхнем углу страницы

  • В этом разделе каждому сотруднику (вне зависимости от роли) нужно подключить свой Google календарь и свой аккаунт Zoom для того, чтобы ссылки на встречи автоматически генерировались и событие со всеми данными встречи автоматически создавались в их Google календаре. Инструкции по подключению:

! Важно знать, можно подключить один аккаунт Zoom к одному Кабинету. Нельзя использовать один и тот же аккаунт Zoom в двух и более Кабинетах. В таком случае, ссылки на встречи не будут генерироваться автоматически.

После создания команды в Кабинете, пришло время настроить смены для каждого сотрудника.

 

Shifts creation for each employee

  • Нажмите «+Создать смену»

  • Голубыми прямоугольниками вы отмечаете постоянное расписание этой смены. Например, если у большинства ваших сотрудников одинаковая смена с понедельника по пятницу с 09:00 до 18:00, то вы помечаете голубым цветом нужные дни и часы

  • Затем нажимаете «Сохранить как» и вносите нужное название смены, например,  «общие приемные часы»

  • После этого вы можете создать нужное количество разнообразных смен для каждого сотрудника. Вы создаете смену помечая ее голубым цветом для постоянного расписания и желто-бежевым для единоразового расписания, например, если на этой неделе сотрудник попросил работать по другому расписанию

Для интеграции смен сотрудников в единое расписание, вернитесь на этап редактирования услуги в подраздел «Даты и время» и назначьте нужные смены для каждого сотрудника. 

 

Setup of their own Cabinet by the ordinary employee

  • После вступления в команду на платформе Кабинета, зайдите в «Настройки интеграций» в раскрывающемся меню в правом верхнем углу страницы

  • В этом разделе подключите свой Google календарь и свой аккаунт Zoom для того, чтобы ссылки на встречи автоматически генерировались и события со всеми данными встречи автоматически создавались в их Google календаре. Инструкции по подключению:

  • Google календарь: https://cabinet.fm/faq/google

  • Zoom: https://cabinet.fm/faq/zoom 

! Важно знать, можно подключить один аккаунт Zoom к одному Кабинету. Нельзя использовать один и тот же аккаунт Zoom в двух и более Кабинетах. В таком случае, ссылки на встречи не будут генерироваться автоматически

  • В разделе «Расписание»  будут отображаться все забронированные и прошедшие встречи/уроки

  • Для управления своим постоянным расписанием вам нужно будет создавать события в Google календаре и тем самым перекрывать слоты для бронирования в системе Кабинета. Любое событие обозначенное в Google календаре в статусе «Занят» автоматически перекрывает временной слот в Кабинете и не даёт возможность системе создавать бронь на это время.

Как создать событие в Google календаре: 

  • Зайдите в календарь, например на телефоне, нажмите на “плюс” в нижнем правом углу и выберите «Событие»

  • Заполните нужные поля, выберите повторяющееся ли это событие (ежедневно, еженедельно, раз в две недели, ежемесячное и т.д)

  • Выберите как и когда вы хотите, чтобы Google календарь напомнил вам о нем 

  • Нажмите «Сохранить» в правом верхнем углу

  • Созданное событие отразится в вашем календаре и перекроет временной слот в Кабинете

Interaction of the ordinary employee with Cabinet
  • Рядовой сотрудник узнает о новом бронировании через интерфейс Cabinet.fm из раздела Расписание или путем получения письма на почту/оповещения в телеграм и тп (настраивается отдельно с помощью Zapier/Integtromat)

    •  1.1 Перенести/Отменить встречу сотрудник может руководствуясь внутренними инструкциям, используя  событие в Google календаре или интерфейс Кабинета - https://cabinet.fm/schedule
    • 1.2 В интерфейсе Кабинета нажав на «Перенести» сотрудник может выбрать подходящий для клиента слот из всех представленных и система сама перенесет встречу подобрав нужного сотрудника

    • 1.3 При отмене встречи в комментариях сотрудник записывает причину отмены

 

  • Сотрудник может сменить статус встречи с «запланировано» на «Принято в работу», путем нажатия на кнопку «Принять в работу» в разделе Расписание

(*пометка для администратора-  Если в системе настроен овербукинг и есть клиент, который ожидает в очереди, то он автоматически будет распределен на другого сотрудника. Запись об этом появится в разделе Расписание, подраздел «Забронированные»)

  • После успешного проведения встречи, сотрудник может создать отчет о встрече в разделе Расписание подраздел «Прошедшие» путем нажатия на три точки рядом с нужной встречей и выбором опции «Создать отчет»

 

Administrator guide for working with Cabinet

!Если вы приняли решение не использовать наш виджет для онлайн записи, то в этом случае ваш администратор может вручную бронировать встречи и руководить всем процессом онлайн записи

  • Во время разговора с потенциальным клиентом администратор находится в разделе  Расписание https://cabinet.fm/schedule

  • Нажимает на кнопку «Забронировать», затем «Добавить бронь»  выбирает подходящий временной слот и снова нажимает «Забронировать»

  • Обязательно вносит номер телефона клиента. Кроме этого имя и фамилию, Email и при необходимости заполняет другие поля 

  • Нажимает «Создать бронирование»

Перенос встречи

  • Если нужно перенести встречу - В интерфейсе Кабинета https://cabinet.fm/schedule нажав на «Перенести» рядом с нужной встречей администратор выбирает новый подходящий для клиента слот 

Отмена встречи

  • Если нужно отменить встречу - В интерфейсе Кабинета в Расписании  нажав на «Отменить» рядом с нужной встречей администратор отменяет ее обозначив в комментариях причину отмены. 

  • В случае когда встреча была отменена, но клиент передумал и решил записаться снова, администратор в интерфейсе Кабинета Расписании  находит отмененную встречу в разделе «Забронированных» или «Прошедших» и нажимает «Перенести» . Затем выбирает подходящий для клиента слот и бронирует встречу

 

  • Если после бронирования урока есть потребность оставить комментарий другим администраторам или владельцу/начальству предназначенный только им, но не рядовым сотрудникам и не клиентам, это можно сделать нажав на кнопку «Редактировать» рядом с нужной бронью в расписании
  • Оставленный комментарий отразится в Расписании

 

 

Замена сотрудника проводящего встречу

  • При необходимости снять сотрудника с запланированной встречи и заменить его на другого, администратор заходит в  Расписание

  • Находит необходимую встречу и нажимает «Снять эксперта»

  • Затем нажимает «Добавить эксперта» и выбирает из списка нужное имя

 

После этого у снятого сотрудника удаляются из расписания и календаря запланированное событие и ссылка на Zoom. У добавленного сотрудника наоборот появляется забронированная встреча в календаре и расписании включая ссылку на Zoom.